Yooz continue d’affirmer sa pertinence dans les entreprises multi-site : l’expérience de Germicopa, une PME bien française !
 

Germicopa est l’un des leaders européens de création variétale et de négoce de plants de pomme de terre. Société française, d’origine Bretonne, Germicopa compte 80 collaborateurs répartis sur 6 sites en Fance ainsi que des agents commerciaux à l’étranger. Germicopa réalise un chiffre d’affaires de 45 M€.

La complexité et la lourdeur du processus de validation de factures dans le contexte de cette organisation décentralisée est à l’origine du projet de dématérialisation des factures mené par Germicopa. Cette décentralisation imposait l’envoi postal des factures aux valideurs et, par voie de conséquence, posait de vraies difficultés pour localiser une facture et accéder à son original.

Germicopa a ainsi pris la décision, début de l’été 2010, de mettre en place une solution de dématérialisation qui permettrait de fluidifier le processus, de mieux maîtriser le délai de traitement et de gagner du temps sur le processus manuel pour améliorer le contrôle de gestion et affiner la vision analytique.
« Yooz nous a particulièrement séduits par son ergonomie et sa facilité de prise en main. Le mode « service Internet » nous évitait par ailleurs tout investissement matériel ou logiciel, et de solliciter notre infrastructure interne. Le mode Web s’adaptait naturellement à notre environnement très décentralisé », déclare Monsieur Horel, Contrôleur de Gestion de Germicopa.

Ainsi, ce sont 100% des 250 factures mensuelles de Germicopa qui sont traitées via Yooz depuis Juillet 2010. Les factures sont numérisées dès l’arrivée par une assistante qui assure également la comptabilisation des factures, aidée en cela par les mécanismes de reconnaissance et d’affectations automatiques. Dès lors, l’outil de comptabilité Sage 1000 est alimenté automatiquement. Les factures sont ensuite envoyées dans un workflow de validation à 3 niveaux en vue d’obtenir le bon à payer de la facture.

« Yooz nous a permis de libérer du temps au service comptable pour améliorer notre contrôle de gestion en mettant en place une gestion analytique sophistiquée ; et ce malgré plusieurs mois de rodage en parallèle sur notre nouvel outil Sage 1000 », conclut Monsieur Horel. Les gains de temps constatés par Germicopa sont essentiellement imputables à la suppression de tous les échanges papier entre tous les intervenants et à l’automatisation apportée par la qualité de la reconnaissance automatique des données (OCR).

Lire l'article sur le projet de dématérialisation factures chez Germicopa sur le site CBP