Le SIVU de Guipavas est un établissement public (Syndicat Intercommunal à Vocation Unique) créé en1993, employant 180 agents et ayant pour mission initiale la gestion de la maison de retraite de Guipavas.
En 2010, lorsque le SIVU absorbe 2 nouvelles maisons de retraite sans augmentation d'effectifs comptables, les retards s'accumulent, notamment sur les délais de paiement, amenant Arnaud Sanjose, son directeur financier, à s'interroger sur les solutions possibles. « La surcharge de travail liée à la gestion de 2 nouveaux établissements, et donc à un volume de factures plus conséquent, et ce sans accroissement d'effectifs entrainait une désorganisation importante. À l'automne 2010, notre délai de paiement était de 2 mois. J'ai pensé qu'une solution de dématérialisation pouvait améliorer notre productivité et nous aider à mieux maîtriser nos règlements. »
Arnaud Sanjose recherche alors une solution de dématérialisation des factures, apte à gérer la comptabilité de 3 établissements différents, simple à mettre en œuvre et à utiliser, et économiquement adaptée au volume de 250 factures mensuelles. Plusieurs solutions ont alors été étudiées et Mélanie Aminot, responsable comptable, fut chargée d'évaluer Yooz pour valider son adéquation avec l'organisation du SIVU et sa compatibilité avec le logiciel comptable SEGILOG. L'outil donnant totale satisfaction et les bénéfices semblant tangibles, le SIVU de Guipavas choisit Yooz parmi les différentes offres pressenties. Yooz a été mis en production dès le 1er janvier 2011.
« L'organisation que nous avons mise en place a permis de gérer le changement efficacement. D’une part, les postes de travail concernés ont été valorisés. D’autre part, nous nous sommes mis en situation de maîtrise totale de notre processus de traitement avec un délai de règlement moyen qui est passé à 2- 3 semaines, soit 3 fois inférieur à ce qu'il était il y a quelques mois », déclare Arnaud Sanjose. « Au-delà de la réduction des délais de paiement, nous constatons chaque jour les bénéfices de l’archivage électronique qui nous permet d’accéder instantanément aux images des factures traitées et de réduire très significativement la consommation de papier en supprimant le recours aux photocopies inter-sites ».
Chaque agent d'accueil en maison de retraite est chargé de numériser les factures entrantes dès leur arrivée, et de les enregistrer comptablement, aidés par l'OCR (la reconnaissance automatique de données) et les mécanismes de schémas comptables automatiques proposés par Yooz. À ce sujet, Mélanie Aminot commente : « Le travail des agents assurant l'enregistrement des factures est passé d'une tâche de saisie à une mission de contrôle des propositions d'enregistrement faites par Yooz. C'est beaucoup plus rapide et nettement plus intéressant ». Et Arnaud Sanjose de conclure : « Pour être très clair sur les gains en efficacité apportés par l'outil, je peux conclure en disant que Yooz nous a permis d'absorber les volumes de factures de 3 établissements au lieu d'un, sans augmentation d'effectifs. Au-delà de ces gains tangibles, cela nous a permis de mettre en place l’archivage électronique des factures ».
Le SIVU de Guipavas s'inscrit plus largement dans un projet de dématérialisation totale des flux comptables avec transfert des flux de factures électroniques gérés par Yooz vers la Trésorerie.
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