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La dématérialisation et ses bénéfices



Qu'est-ce que la dématérialisation

A l'origine la dématérialisation est un concept large qui n'est pas restreint au système de gestion de l'entreprise, mais qui est désormais de plus en plus utilisé par ces dernières grâce à ses nombreux atouts. En effet l'entreprise dans ses interconnexions avec les différents acteurs de l'économie : fournisseur, client, partenaire ... a besoin de fluidité dans ses échanges et la dématérialisation permet de répondre à ces besoins. La dématérialisation est un processus qui permet aux entreprises de substituer la prise en charge et le traitement de leurs documents papier par un système entièrement automatisé, à l'aide de documents numériques. Ces documents dématérialisés peuvent être de différents types.

Pour un certain nombre d'entre eux, les informations à traiter préexistent déjà sous la forme électronique, qu'il s'agisse de fichiers structurés en différents champs (de type EDI, XML ou CSV, par exemple), ou de fichiers bruts non structurés, comme des documents PDF. Lorsque le document à traiter n'existe pas déjà sous la forme numérique, il est alors nécessaire de procéder à une numérisation. Un scan permet alors la capture de contenus et les outils de lecture automatique de document (LAD) et de reconnaissance de caractères (OCR) se chargent de traiter les informations. Les débouchés de la dématérialisation sont variés pour les entreprises. Il peut s’agir, par exemple, de la gestion des factures ou des contrats, de la passation de marchés publics ou encore de la gestion des données fiscales.



La dématérialisation pour réduire le volume de papier dans l'entreprise

La dématérialisation en informatique est voisine de la numérisation qui permet de placer sur un support numérique des données disponibles sous forme analogique (papier, film, microfilm). La dématérialisation se conçoit donc comme le traitement de supports d'informations physiques par des fichiers informatiques. Un moyen d'alléger la charge de documents papier au sein de l'entreprise. La dématérialisation en SaaS peut en effet servir à traiter de manière complètement numérique des informations ou des documents qui circulent dans les organisations et/ou dans le cadre d'échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs,…).



La dématérialisation pour tous types de documents

Dans son référentiel de pratiques sur la dématérialisation des factures, le cabinet de conseil Markess International distingue trois types de dématérialisation des factures :
  • La dématérialisation des factures simple qui consiste à échanger des factures à travers des systèmes de télétransmission (EDI par exemple) ou sous forme de fichiers électroniques (PDF par exemple), mais sans mettre en place les garanties nécessaires pour assurer la valeur fiscale des documents numériques.
  • La dématérialisation des factures fiscale qui consiste, quant à elle, à échanger ces mêmes fichiers, mais cette fois en les signant numériquement et en se conformant aux conditions requises par le Code Général des Impôts (archivage, intégrité des messages, constitution d’une liste récapitulative…). Seul ce type de dématérialisation permet aux entreprises de supprimer totalement les factures papier.
  • La dématérialisation des factures papier qui consiste à automatiser, par exemple avec des technologies de scanning et de lecture de documents, le traitement des factures entrant sous format papier.

Avec les solutions de dématérialisation Yooz, vous constaterez les bénéfices de l'automatisation du traitement des documents :

  • Le coût et le délai de traitement sont divisés par 2.
  • Les traitements sont fiabilisés.
  • Le travail de vos collaborateurs est valorisé.
  • Les données sont sécurisées et vous disposez de l'archivage électronique.
  • Les personnes habilitées ont un accès facilité aux documents.
  • La traçabilité est totale.
  • Votre logiciel comptable et votre outil de production sont alimentés automatiquement.
  • Le processus de traitement est piloté en temps réel.
  • Vous participez à la préservation de la planète.


Les nombreux avantages de la dématérialisation

  • La dématérialisation permet de gagner en productivité pour l'émission et pour la réception de facture.
  • Elle permet une amélioration de la qualité des données via l'intégration automatique des informations dans le système de gestion, ce qui évite les ressaisies manuelles et les erreurs.
  • Autre avantage : la dématérialisation permet d'améliorer l'organisation interne en optimisant le processus de traitement des documents, en améliorant la relation entre le client et le fournisseur grâce à un meilleur respect des délais de paiement et une optimisation de la trésorerie.
  • La dématérialisation de documents facilite également la validation en interne par des responsables en rendant vos opérations électroniques accessibles n'importe où, n'importe quand.
  • Pas besoin d'IT, de matériel ou de logiciel, quelques heures suffisent pour traiter vos premières factures avec Yooz !
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