La dématérialisation et ses bénéfices
La dématérialisation consiste à remplacer tout ou partie d’un processus
reposant sur des échanges de documents papier par un traitement automatisé, basé sur des documents numériques. Ces documents numériques sur lesquels s’appuient les processus dématérialisés peuvent avoir plusieurs origines.
Dans certains cas, les données à traiter existent déjà sous un format électronique, soit sous la forme de fichiers structurés (de type EDI, XML ou CSV, par exemple), soit sous forme de fichiers non structurés, comme des documents PDF.
Dans d’autres cas, il est nécessaire de numériser au préalable les données, en capturant le contenu de documents papier à l’aide de dispositifs de scan, de lecture automatique de document (LAD) et de reconnaissance de caractère (OCR). Les processus dématérialisables sont nombreux. Il peut s’agir, par exemple, de la gestion des factures ou des contrats, de la passation de marchés publics ou encore de la gestion des données fiscales.
La dématérialisation selon Wikipedia
La dématérialisation est la transformation de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en des fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » dans une entreprise).
Dématérialiser, en informatique, signifie transférer sur un support numérique d’informations qui existe sous forme analogique (papier, film, microfilm). Dans ce cas précis, on parle de la numérisation d’un document. Dans un autre cas, le document est directement créé sous forme numérique et traité comme tel.
La dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d'échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs,…).
La dématérialisation selon Markess International
Dans son référentiel de pratiques sur la dématérialisation des factures, le cabinet de conseil Markess International distingue trois types de dématérialisation des factures :
- La dématérialisation des factures simple qui consiste à échanger des factures à travers des systèmes de télétransmission (EDI par exemple) ou sous forme de fichiers électroniques (PDF par exemple), mais sans mettre en place les garanties nécessaires pour assurer la valeur fiscale des documents numériques.
- La dématérialisation des factures fiscale qui consiste, quant à elle, à échanger ces mêmes fichiers, mais cette fois en les signant numériquement et en se conformant aux conditions requises par le Code Général des Impôts (archivage, intégrité des messages, constitution d’une liste récapitulative…). Seul ce type de dématérialisation permet aux entreprises de supprimer totalement les factures papier.
- La dématérialisation des factures papier qui consiste à automatiser, par exemple avec des technologies de scanning et de lecture de documents, le traitement des factures entrant sous format papier.
En dématérialisant avec Yooz, vous constaterez les bénéfices de l'automatisation du traitement des factures
- Le coût et le délai de traitement des factures sont divisés par 2.
- Les traitements sont fiabilisés.
- Le travail de vos collaborateurs est valorisé.
- Les données sont sécurisées et vous disposez de l'archivage électronique des factures.
- Les personnes habilitées ont un accès facilité aux factures.
- La traçabilité des factures est totale.
- Votre logiciel comptable et votre outil de production sont alimentés automatiquement.
- Le traitement des factures est piloté en temps réel.
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