Toulouse Business School

Yooz a été opérationnel en seulement 2 mois ! C’est très rapide au vu du nombre de personnes impactées : nous avons 150 utilisateurs réels de l’application

Georges FORN, Directeur des Systèmes d'Information

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Fiche d'identité
Toulouse Business School
Activité
Education
Effectif
250
Chiffre d'affaires
45 millions d'euros
Nombre de sites
4
Nombre de factures annuelles
12 000
ERP
Sage 100

Témoignage Toulouse Business School

 

La Toulouse Business School en quelques chiffres

L'école a été fondée en 1903 par la Chambre de Commerce et d'Industrie de Toulouse. 250 personnes travaillent au service administratif et s'occupent des 5 000 étudiants. La TBS possède 4 campus : Toulouse, Barcelone, Casablanca et Paris. 

 

"Nous avons immédiatement été convaincus que l'outil avait tout le potentiel et les possibilités de paramétrages nécessaires pour répondre à nos besoins"

Georges FORN, Directeur des Systèmes d'Information

 

Les grandes étapes du projet de dématérialisation du process PtoP

  • 2014 : identification d'un besoin de modernisation du processus Achats et spécification de ce besoin pour envisager un développement interne d'un logiciel adapté.
  • Abandon du projet interne car le développement est trop complexe pour répondre aux besoins exprimés.
  • Recherche d'une solution clé en main qui serait rapidement opérationnelle et compatible avec les systèmes d'information existants.
  • Octobre 2014 : démo live de l'outil Yooz. 
  • Novembre 2014 : formation des 4 utilisateurs clés. Une formation en quelques heures des responsables de projet puis une formation en interne des 150 utilisateurs finaux.
  • Décembre 2014 : Yooz PtoP est 100% opérationnel dans tout le groupe.

 

 

Dématérialisation du processus achats : opérationnelle en 2 mois ! 

  • Passage d'une gestion des bons de commande 100% papier à 100% numérique.
  • Harmonisation des formats de bon de commande avec un format homogène pour toutes les directions.
  • Le Workflow de validation ne se fait plus par navette interne mais est automatisé selon la direction concernée. 

 

Le résultat : Le délai moyen de traitement d'un bon de commande passe d'un mois à moins de 5 jours ! 

 

Les étapes de traitement du process Purchase to Pay

► Pour les demandes d'achat :

  • Saisie du bon de commande dans Yooz dans un format homogène pour tout le groupe.
  • Workflow automatique de validation spécifique à chaque direction (10 workflows différents).
  • Validation du bon de commande et finalisation de la commande.

 

 

►Pour les factures fournisseurs : 

  • Réception des factures en 1 point au service comptable de Toulouse.
  • Numérisation des factures papier à l'aide d'une Yooz'Box.
  • Rapprochement automatique factures/commandes ⇒ Gain de temps pour le service comptable.
  • Intégration automatique des écritures dans le logiciel comptable Sage 100.

 

Premier bilan après quelques mois d'utilisation

  • Rapidité de la mise en oeuvre.
  • Intégration dans nos systèmes d'informations existants.
  • Gain de temps sur le processus achats et sur le traitement des factures fournisseurs.
  • Homogénéisation et structuration des processus. Passage d'une multiplicité de fichiers non consolidés à une information unique et homogène pour toutes les directions.
  • Traçabilité étape par étape. L'école sait exactement où en est chaque facture dans quel service, à quelle étape de validation ou de traitement.
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